Privacyverklaring
by Charly & Shamanic Souls · Versie augustus 2026
1. Wie zijn wij?
By Charly is een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82067430. Mede handelend onder de handelsnaam Shamanic Souls, School of Shamanic Souls, House of Shamanic Souls (hierna: ‘Shamanic Souls’).
Voor diensten van by Charly is by Charly de verwerkingsverantwoordelijke. Shamanic Souls bepalen byCharly en Studio Earth gezamenlijk het doel en de wijze van een deel van de persoonsgegevensverwerking en zijn zij voor die verwerking gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.
By Charly · KvK 82067430 · info@by-charly.nl · www.by-charly.nl
Studio Earth · KvK 63014114 · studioearth@juliablohberger.com
Voor privacyvragen over Shamanic Souls is by Charly via info@by-charly.nl het centrale aanspreekpunt. Dit laat onverlet dat deelnemers hun privacyrechten ook tegenover Studio Earth kunnen uitoefenen.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het contact en de dienst kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
· naam, contactgegevens, geboortedatum en woonplaats;
· factuur-, betaal- en eventuele bedrijfsgegevens;
· correspondentie, aanmeldingsgegevens en gegevens over deelname;
· informatie die je zelf deelt in gesprekken, formulieren of evaluaties;
· foto- en videomateriaal, wanneer dit wordt gemaakt en verwerkt;
· voor bepaalde diensten: gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige intake en veilige begeleiding.
3. Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens onder meer om contact te onderhouden, aanmeldingen te beoordelen en verwerken, overeenkomsten uit te voeren, deelnemers te begeleiden, activiteiten te organiseren, betalingen en administratie te verzorgen, vragen en klachten af te handelen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming. Voor bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, vragen wij waar vereist afzonderlijk uitdrukkelijke toestemming of gebruiken wij een andere toepasselijke wettelijke uitzondering.
4. Intake- en gezondheidsgegevens
Voor ceremonies, retreats, Shamanic Souls en andere intensieve of ervaringsgerichte diensten kan een intake noodzakelijk zijn. Daarbij kunnen wij vragen naar lichamelijke en psychische gezondheid, medicatiegebruik, relevante voorgeschiedenis, zwangerschap, allergieën, intoleranties en andere omstandigheden die van belang kunnen zijn voor veilige en passende deelname.
Deze informatie gebruiken wij uitsluitend voor het beoordelen van deelname en voor een veilige en passende begeleiding en eventuele noodzakelijke nazorg. Een beoordeling door by Charly of Shamanic Souls is geen medische diagnose en vervangt geen advies of behandeling door een bevoegde zorgverlener.
Wanneer de verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken via info@by-charly.nl. Intrekking werkt niet terug. Als bepaalde informatie noodzakelijk is om deelname verantwoord te kunnen beoordelen of begeleiden, kan intrekking betekenen dat deelname niet mogelijk is.
5. Shamanic Souls: gezamenlijke verantwoordelijkheid
Shamanic Souls wordt gezamenlijk vormgegeven door by Charly en Studio Earth. Voor persoonsgegevens die zij gezamenlijk voor Shamanic Souls verwerken, hebben zij afspraken gemaakt over de naleving van de AVG.
· By Charly is het centrale aanspreekpunt voor deelnemers en privacyverzoeken;
· alleen Charly en Julia hebben toegang tot intakegegevens voor zover dit voor hun rol noodzakelijk is;
· gezondheids- en intakegegevens worden vertrouwelijk behandeld en niet voor andere doeleinden gebruikt;
· beide partijen informeren elkaar bij privacyverzoeken, beveiligingsincidenten of mogelijke datalekken;
· gegevens worden verwijderd of beperkt zodra zij niet langer noodzakelijk zijn, volgens de bewaartermijnen in deze verklaring.
De essentie van deze regeling is in dit artikel weergegeven. Deelnemers kunnen hun AVG-rechten tegenover beide gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken uitoefenen.
6. Dienstverleners en systemen
Voor onze bedrijfsvoering gebruiken wij onder meer e-mail, Google Drive, Brevo, Basecone en Squarespace. Deze partijen kunnen in het kader van hun dienstverlening persoonsgegevens verwerken. Waar de AVG dit vereist, maken wij passende afspraken met dienstverleners over verwerking en beveiliging.
Persoonsgegevens worden niet verkocht. Wij delen gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of administratie, wanneer de wet dit vereist of wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.
7. Nieuwsbrief en marketing
Voor nieuwsbrieven en marketingcommunicatie gebruiken wij onder meer Brevo. Wanneer toestemming vereist is, sturen wij dergelijke communicatie alleen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink in de nieuwsbrief of via info@by-charly.nl.
8. Foto- en videomateriaal
Tijdens bepaalde live dagen kunnen sfeerbeelden worden gemaakt. Herkenbare beelden van deelnemers worden voor promotionele doeleinden alleen gebruikt wanneer daarvoor toestemming is gegeven. We gaan terughoudend om met beeldmateriaal tijdens persoonlijke, kwetsbare of emotionele momenten. Een toestemming voor toekomstig gebruik kan worden ingetrokken.
9. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of andere geldige reden een langere termijn vereist.
Intakeformulieren en gezondheidsgegevens worden in beginsel uiterlijk drie jaar na afloop van de betreffende dienst of het traject verwijderd. Wanneer deze gegevens eerder niet meer noodzakelijk zijn, kunnen zij eerder worden verwijderd. Wanneer een concrete juridische of andere geldige reden bestaat om bepaalde gegevens langer te bewaren, beperken wij de bewaring zoveel mogelijk tot wat noodzakelijk is.
Financiële en administratieve gegevens worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijnen.
10. Beveiliging en doorgifte
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Toegang tot gevoelige gegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij voor een geldige grondslag en passende waarborgen voor die doorgifte.
11. Jouw privacyrechten
Je kunt, voor zover de AVG dit in jouw situatie toestaat, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen en een gegeven toestemming intrekken.
Voor privacyvragen of verzoeken kun je contact opnemen via info@by-charly.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Cookies en website
Via onze website kunnen functionele en, afhankelijk van de instellingen en jouw toestemming, analytische of marketingcookies worden gebruikt. Waar toestemming vereist is, worden dergelijke cookies pas geplaatst nadat toestemming is verkregen. De website kan hiervoor een afzonderlijk cookiebeleid of cookie-instellingen bevatten.
13. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wet- en regelgeving veranderen. De actuele versie wordt gepubliceerd via www.by-charly.nl en, zodra van toepassing, via een eigen website van Shamanic Souls.